Календар на Office 365 не само ви помага да организирате деня си, но може да ви спести ценно време. Ето 35 мощни хака за Office 365 Calendar, които да ви помогнат да овладеете управлението на времето.

Създайте среща от имейл

Намерете имейла и го плъзнете в иконата на календара в долния ляв ъгъл на Microsoft Outlook. Добавете човека, изпратил имейла, и други като присъстващи, за да ги поканите.

2. Планирайте почивките между срещите

Настройте календара си за автоматично прекратяване на срещите по-рано. Това предлага повече време за подготовка за следващата ви среща и почивка, за да се съсредоточите върху това, което предстои.

Използвайте клавишни комбинации

Търсете в календара с Alt + Q. Отидете на дневен изглед с Shift + Alt + 1 или на работна седмица с Shift + Alt + 2. Отворете месечния изглед с Shift + Alt + 4.

4. Импортирайте Google календар

Ако имате други календари в Google, можете да ги импортирате във вашия календар на Office 365. Можете ръчно да импортирате информацията от вашите Google календари в календара на Office в Outlook Web App.

5. Споделете своя календар

Отворете уеб версията на вашия календар и натиснете настройки горе вдясно. Щракнете върху Преглед на всички настройки на Outlook и щракнете върху Календар. След това щракнете върху споделяне на календари и въведете имейла на тези, с които искате да го споделите.

Ограничете това, което другите виждат и правят с вашия календар

Ограничете това, което другите виждат и променяте в календара си с опцията за разрешения. Можете да им разрешите да преглеждат календара ви или да им дадете разрешение да го променят. Можете също да им блокирате преглеждането на определени подробности от календара.

7. Добавете спортни календари

Щракнете върху опцията за импортиране на календар, след което изберете вашия екип от списъка. Календарът предлага повечето професионални спортни екипи, които рекламират, когато са планирани събития. Вашият календар също ще ви изпраща известия за вашия екип(и).

8. Персонализирайте вашата тема

Можете да промените цвета и темата на вашия календар. За да персонализирате текста, падащото меню и индикаторите за дата, отидете на опцията Настройки и щракнете върху Тема.

9. Променете изгледите на календара

Променете изгледа на вашия календар, като изберете изглед. Можете да преглеждате по активни срещи, повтарящи се срещи или стандартен изглед. Можете също така да промените други визуални елементи, като например времето, показано като часовник, показване на крайните времена на срещите или промяна на използвания шрифт.

10. Автоматично повтарящи се събития

Когато настройвате повтарящо се събитие, можете да щракнете върху опцията Recurring и да изберете честотата, която искате да насрочите срещата. За седмични срещи изберете седмично. За ежедневието изберете ежедневно.

11. Персонализирайте работното си време

Щракнете върху раздела Файл и щракнете върху Опции. Щракнете върху Календар и изберете Работно време. Поставете отметка в квадратчетата за дните, в които работите, и добавете началния и крайния си час.

12. Премахнете напомнянията от стария календар

Отидете на Файл, след това опции и след това Разширени. Изберете напомняния и след това „Автоматично отхвърляне на напомняния за минали събития в календара“. Това може да направи календара ви да изглежда по-чист и по-малко претрупан.

13. Бързо напреднете към бъдеща дата

Преминете към бъдеща дата в календара си с клавишната комбинация CTRL + G. Това извежда диалогов прозорец. Можете да въведете действителна дата или да използвате естествен език, като например „6 седмици от сега“ или „следващия вторник“. Функцията автоматично извежда тази дата, за да планира събитие.

14. Запазете събитията на вашия компютър

Можете лесно да запазите събитие от вашия календар, като плъзнете записа в папка на вашия компютър. Можете също да го запазите, като щракнете върху Файл и след това Запиши като.

Запазете календара си като PDF

Отворете изгледа на календара и изберете календара за отпечатване. От раздела Файл щракнете върху Печат. От падащия списък на принтера изберете Microsoft Print to PDF. Под Диапазон на печата изберете периода от време, който искате да бъде заснет от календара. Можете да изберете дали да скриете подробности за частните срещи.

16. Преглеждайте няколко календара наведнъж

В навигационния екран от лявата страна на вашия календар поставете отметка в квадратчетата, които искате да видите. Можете да ги видите един до друг или да щракнете върху Преглед в режим на наслагване, за да ги комбинирате в един изглед.

17. Изпратете събитие от календара като прикачен файл

Изберете събитието в календара, което искате да изпратите, и щракнете с десния бутон върху него. След това изберете Напред от менюто. Попълнете имейл информацията и я изпратете.

18. Добавете празници

В раздела файл щракнете върху опции. В диалоговия прозорец Опции в раздела Календар под Опции на календара щракнете върху бутона Добавяне на празници. След това изберете държавата и проверете празниците за нея.

19. Пресъздайте среща

Изберете предишната среща, която искате да създадете отново, натиснете CTRL, след което я плъзнете до новата дата в календара. Отворете новото събитие, добавете поканени и всякакви подробности, след което щракнете върху Изпращане.

Синхронизирайте с мобилния си телефон

Интегрирайте своя календар на Office 365 с вашето цифрово устройство, за да се актуализират автоматично събитията. Можете също да правите промени в графика си, когато не сте на компютъра си.

21. Интегрирайте контактите в календара

Можете да добавите контакт директно от имейл, изпратен до вас. По този начин ще имате налична информация за контакт за всички бъдещи покани в календара, без да се налага да търсите.

22. Търсете в календара си

Резултатите от търсенето по подразбиране показват клавиатури в жълто, но само за най-новите елементи. Използвайте полето за търсене в горния десен ъгъл. Въведете термини в кавички и използвайте И, ИЛИ или НЕ с ключови думи, за да стесните резултатите.

23. Преглед на няколко месеца

Можете да преоразмерите панела с папки в календара, за да видите няколко месеца. Преместете панела с папки наляво или надясно, нагоре или надолу, за да добавите още месеци.

24. Изпратете календар чрез имейл

Във вашия имейл стартирайте нов имейл и щракнете върху раздела Вмъкване. Кликнете върху календара в „включване на групата“. Изберете периода от време, който искате да изпратите, и подробностите или наличността, които искате да споделите. Щракнете върху OK, след което изпратете имейла.

25. Преглеждайте заедно имейл и календар

Задръжте курсора на мишката върху иконата на календара и превъртете през събитията от деня, без да оставяте имейл. Можете да кликнете върху всеки друг ден и да направите същото.

26. Използвайте помощник за планиране, за да организирате срещи

Създайте среща, добавете присъстващите и след това изберете Помощник за планиране, за да видите какви часове са налични за всички. Решетката показва отворени слотове за всички присъстващи.

Синхронизирайте календара с CRM

Microsoft Calendar може да бъде свързан към CRM софтуер директно чрез доставчика, плъгин за CRM, който може да бъде изтеглен. Това може да помогне на настоящите и бъдещите клиенти да планират време за среща с вас, без да изпращат имейли напред-назад.

28. Планирайте напомняния

Задайте напомняния за планирани събития само няколко минути или седмици предварително. Когато създавате събитието, задайте напомнянето за изпращане на известие.

29. Ограничете известията за напомняния

Изключете известията за събития в календара, за които не се нуждаете от напомняния, като например предстояща ваканция за колеги.

30. Прикачете документи към събитието

Добавете файлове и документи към ново събитие, за да позволите на участниците да имат лесен достъп до документа, без да се налага да изпращат отделни имейли.

31. Добавете няколко часови зони

Добавете до три различни часови зони за показване в календара. Това ще помогне на присъстващите да планират срещи в подходящо работно време. Можете да маркирате различните часови зони по офис или местоположение.

32. Добавете задачи към календара

Към календара могат да се добавят списъци, създадени в функцията Задачи. Запазете ги в изгледа на календара и насрочете време за завършване в календара.

33. Създаване на събитие от клипборда

Копирайте съдържанието в клипборда от неговия източник, след което отидете в изгледа на календара и го поставете. Календарът ще създаде нов прозорец за среща, който да завършите.

34. Запазване на среща на работния плот

Плъзнете срещата от календара на работния плот. Това позволява бърз достъп без отваряне на календара.

35. Променете лесно часовете за срещи

Плъзнете и пуснете събитието в календара на нова дата и час, за да го промените. Като алтернатива можете да щракнете и плъзнете среща на друга дата.

Кредит на изображението: CottonBro; Pexels; Благодаря!

35 мощни хакове за Office 365 Calendar за овладяване на управлението на времето първоначално бяха публикувани в Календар от Джон Рамптън.

Leave a Reply

Your email address will not be published.