Един от най-ефективните начини да станете по-продуктивни е да контролирате времето си. За съжаление времето е нещо, което не можете да управлявате. Времето е фиксирано. Всички получаваме двадесет и четири часа всеки ден и не можем да променим това. Не можете да вземете назаем няколко часа от утре и да ги използвате днес.

Това означава, че вместо да се опитваме да управляваме самото време, ние трябва да управляваме дейността си. Това е единственото нещо, което можем да управляваме. И така, въпросът, който трябва да зададете, е: какво ще правите през двадесет и четирите часа, които имате всеки ден?

Започването от това място ви дава огромно предимство, защото се поставяте под контрол. Вие контролирате какво правите във времето, с което разполагате. Има много начини да управлявате дейността си, която се фокусира върху това, което е важно.

Ето 7 метода за управление на времето, които ще ви помогнат.

1. Методът на Айви Лий

Това е може би най-ефективният метод за управление на времето и производителност, който бихте могли да използвате. Методът на Айви Лий е разработен от Айви Лий, който през 1918 г. е помолен от Чарлз М. Шваб, председател и главен изпълнителен директор на Bethlehem Steel, да създаде начин за подобряване на производителността на своите висши мениджъри.

Айви Лий каза на всеки мениджър да напише шестте най-важни задачи, които трябва да извършат на следващия ден, по приоритет на лист хартия и да го остави на бюрото си готов за следващия ден. Когато пристигнаха на следващата сутрин, те започнаха работа по първата задача и след като приключиха, я зачеркнаха и започнаха със следващата.

Ако не можете да изпълните всичките шест, задачите, които не сте изпълнили, трябва да бъдат пренесени за следващия ден и повторете процеса с друг набор от шест задачи. Това, което прави методът на Айви Лий, е да ви накара да се съсредоточите върху това, което е важно. Само с шест налични задачи няма да поставите задачи с ниска стойност в списъка си.

Днес, с всички налични цифрови инструменти, това е лесен начин да останете фокусирани върху критични неща. Например, можете да използвате календар, приложение за бележки или специален мениджър на задачи, за да напишете своя списък от шест.

2. Блокиране на времето

Блокирането на времето е метод за управление на времето, при който блокирате времето в календара си, за да вършите фокусирана работа. Това е друг много ефективен начин за управление на дейностите, които извършвате всеки ден.

Нека ви дам пример от моята система. Пиша публикация в блог, скрипт за подкаст и планирам и записвам два до три видеоклипа в YouTube всяка седмица. Мога да се уверя, че имам време за тези задачи, само ако блокирам времето за изчакване в календара си за изпълнението им. И така, имам двучасов блок от време в календара си за писане на публикация в блога си в понеделник сутрин. Имам също двучасов блок във вторник сутрин за писане на моя подкаст скрипт и тричасов блок в петък сутринта за запис на моите видеоклипове в YouTube.

Тези времеви блокове са фиксирани, повтарящи се събития в моя календар. По този начин, ако някой се опита да си уговори среща с мен в тези часове, ще види, че съм зает.

Това, което прави блокирането на времето, е да ви покаже точно колко време имате на разположение, за да свършите работата, която има значение. Единственият начин, по който ще можете да свършите работата, която има значение, е ако имате време да я свършите. Ето защо работи толкова добре.

За да сте сигурни, че блокирането на времето работи, трябва да третирате всеки блок по време като потвърдена среща. Ако не го направите, тогава няма да уважавате времето, което сте отделили, и процесът на блокиране на тайм аут става безсмислен.

3. Техника Pomodoro

Техниката на Pomodoro е мястото, където задавате таймер за 25 минути и работите съсредоточени и необезпокоявани за тези двадесет и пет минути. След това, след като алармата се включи, правите пет минути почивка и настройвате алармата си за още двадесет и пет минути фокусирана работа.

Техниката на Pomodoro е отличен метод за хора, които се борят да се съсредоточат върху едно нещо и лесно се разсейват. В края на двадесет и пет минути знаете, че можете да гледате нещо друго в продължение на пет минути, което ви дава мотивация да прокарате до края на двадесет и петте минути.

Има набор от приложения за вашите мобилни устройства и настолни компютри, които ще настроят таймерите за вас и ще ви помогнат да останете фокусирани върху това, върху което искате да се съсредоточите.

4. 2 + 8 Метод за приоритизиране

Подобно на метода на Айви Лий, методът за приоритизиране 2 + 8 ви позволява да изберете две задължителни задачи и осем други задачи, които искате да изпълните на следващия ден. Двете задължителни задачи трябва да бъдат изпълнени независимо от всичко. За останалите осем задачи ще направите всичко възможно, за да ги изпълните, но няма да е краят на света, ако не можете да ги изпълните.

Целта на метода за приоритизиране 2 + 8 е да фокусира вниманието ви върху това, което е важно. Ето защо вие решавате какво трябва да добавите към вашия списък предния ден. По този начин, когато започнете деня, вие знаете точно какво трябва да направите и не губите време, опитвайки се да решите какво да правите.

Всичко, от което се нуждаете, е десет минути преди да приключите деня, за да разгледате списъка си с неща за вършене и да изберете приоритетите си за следващия ден въз основа на срещите, които имате и къде ще бъдете.

5. Матрицата на Айзенхауер

Матрицата на Айзенхауер се свързва с бившия президент на САЩ Дуайт Д. Айзенхауер. Този метод за управление на времето е по-малко за управление на времето и повече за приоритизиране на вашата работа.

Матрицата се състои от четири квадранта:

  • Квадрант 1 – Важно и спешно
  • Квадрант 2 – Важно и не спешно
  • Квадрант 3 – Не е важно и спешно
  • Квадрант 4 – Не е важно и не е спешно

Идеята е да държите настрана от квадрант 3 и 4 колкото е възможно повече и да се опитате да прекарате колкото се може повече време в квадрант 2. Именно квадрант 2 ще ви помогне да управлявате времето си по-добре и да намалите задачите, попадащи в квадрант 1.

Задачите от квадрант 2 са свързани с грижата за вашето здраве, предвиждане на бъдещи проблеми и планиране. Задачите от квадрант 1 са задачите, които се случват в момента и се нуждаят от вашето внимание.

Не можете да избегнете задачи от четирите квадранта. Например, много неща, които ще попаднат в квадрант 4, ще бъдат свързани с времето за почивка и релаксация, но твърде много от това и няма да придвижвате нищо важно напред.

Принцип на Парето

Това не е толкова метод за управление на времето, а по-скоро наблюдение, което може да ви помогне да работите върху нещата, които ви дават най-значимите положителни резултати:

Принципът на Парето гласи, че за много резултати приблизително 80% от последствията идват от 20% от причините („малкото жизненоважни“).

Когато се прилага към управлението на времето и производителността, това означава, че първо определяте кои задачи ще ви дадат 80% от резултатите. Например, ако сте писател, сядането пред компютъра и прекарването на време в писане ще допринесе пропорционално повече за готовата статия или книга, отколкото проучването на приложения и инструменти за писане.

По същия начин в бизнеса да бъдете пред вашия клиент (или потенциален клиент) ще има много по-голямо влияние върху ефективността на продажбите ви, отколкото планирането на стратегия за продажби или създаването на списъци с потенциални перспективи.

Въпреки че задачите, които допринасят за 20% от вашите резултати, имат своето място, не трябва да им се позволява да стават там, където прекарвате по-голямата част от времето си. Примери за това биха били търговци на срещи на персонала, учители, които пишат отчети за посещаемостта, и собственици на бизнес, извършващи основна администрация.

Принципът на Парето е по същество това, върху което се гради методът за приоритизиране 2 + 8 (виж по-горе).

7. NET (Без допълнително време)

NET е малко дива карта. Но Тони Робинс, един от най-добрите бизнес треньори в света, се застъпва за това. NET работи, защото много от времето ни се губи всеки ден в чакане на опашки или нещо да се случи. Насърчава ви да се възползвате от това време за работа.

Например, ако чакате да започне среща, можете да отговорите на имейла си или да обработите входящата си поща. Можете да отговорите на някои от вашите съобщения в Slack или Microsoft Teams или на идеи за проучване, които се нуждаят от проучване. Нашите мобилни телефони ни дадоха способността да вършим голяма част от работата, от която преди се нуждаехме, за да сме на определено място.

Използвам NET, когато чакам да започне обаждане в Zoom. Вече съм на компютъра си и докато чакам срещата да започне, ще работя върху своите имейли или съобщения или основния администратор, който изисква да се направи. Изненадващо е колко от тази работа можете да свършите за свободни пет минути.

Последни мисли

Всички тези методи са прости и лесни за възприемане. Не се нуждаете от изискан софтуер или инструменти. Например вашият календар или приложение за бележки ще работят перфектно. Те също са изпробвани за работа.

Ако търсите прост начин да повишите своята производителност и умения за управление на времето, тогава всеки от тези седем метода за управление на времето ще ви даде огромни резултати.

Още съвети за управление на времето

Представена снимка кредит: Андреа Натали чрез unsplash.com

Leave a Reply

Your email address will not be published.