Нека поговорим за известията. Пинговете. Вдлъбнатините. Чистото постоянство на всичко това.

Защо това има значение? Освен факта, че се обзалагам, че сте раздразнени от известията, проучванията показват, че всеки път, когато сте прекъснати или разсеяни, отнема средно 23 минути, за да се фокусирате отново върху това, което правите. Всъщност, когато водя семинари за разсейване и фокусиране, се обзалагам, че можете да познаете отговора № 1 на въпроса „Кое е най-голямото ви разсейване в работата?“ (Спойлер: Това е слабост!)

И така, струва ли си всяко едно от тези пингове и звънти 23 минути от вашето време?

Сега, както повечето неща в живота, известията не са всички лоши или всички добри. Те са някъде по средата. И като повечето инструменти, създадени от хората, те могат да се използват за добро или за зло. В дни, когато се чувствам супер щедър, мога да кажа, че известията са създадени, за да бъдат полезни. (Но аз съм гледал „Социалната дилема“ и знам по-добре.)

Не, не всички известия са лоши. Но ако искате да ги използвате, за да ви помогнат, вместо да ви навредят, ще трябва да сте преднамерени за това как ги използвате.

И не всички известия са създадени еднакво. Така че нека да поговорим за общите типове известия и как можете да ги използвате или не оптимално.

електронна поща

И… ето къде излизам от портата с пламтящи оръжия. Ще твърдя, че не се нуждаете от известия по имейл. Изобщо. Не на вашия компютър и определено не на вашия телефон.

Позволете ми да повторя това: Не е нужно да знаете всеки път, когато ви бъде изпратен имейл.

Ето нещото за имейла (и писмените форми на комуникация като цяло): никой не го използва при спешни случаи. Няма да останете в горяща сграда, защото не сте проверили имейла си достатъчно бързо. Няма да пропуснете истински спешен клиент, защото не сте получили известие по имейл. Ако някой наистина има нужда от вас, той ще ви преследва и ще ви намери. Ще ви се обадят от ужас, ужас… по телефона!

Това, че не получавате известия по имейл, означава ли, че няма да проверявате имейла? Разбира се, че не. Но това, което можете да направите, е да обработвате имейли няколко пъти на ден (или повече, ако работата ви наистина го изисква). Според моя опит и този на по-голямата част от моите клиенти, като проверявате по-малко имейл, вие всъщност реагирате по-добре на него. Защото, когато сте в имейл, вие сте в него, обработвате го, се справяте с него, vs. сканиране, докато вършите други неща и оставяйки всичко освен най-спешното да се натрупват.

Притеснявате се какво ще си помислят другите? Добавете бележка към вашия имейл подпис в реда на „Обработвам имейли няколко пъти на ден; ако имаш нужда от мен по-спешно, обади ми се.”

Slack или MS Teams

Сега, лично, ще се застъпя да третирате известията на Slack / Teams по същия начин, по който изпращате известия по имейл, което означава, че ги изключвате.

Разбирам обаче, че много работни места очакват, че ще бъдете по-достъпни, по-незабавно, през Slack. Така че, ако не можете да се разминете без никакви известия, тогава ви насърчавам да бъдете безмилостни с кои известия позволявате. Като за начало можете да гарантирате, че получавате известия само за DM или @споменавания, а не за всички канали. Като алтернатива можете да изберете да влезете в режим „Не безпокойте“, когато сте затънали в дълбока работа и не искате да бъдете прекъсвани.

Притеснявате се какво могат да си помислят другите за това, че не отговаряте в рамките на 30 секунди? Използвайте съобщението си за статус/на отсъствие в своя полза: „В момента съм с главата надолу по проект и ще се появи след няколко часа; ако имате нужда от мен по-спешно, обадете се или ми пишете „или“ обработвам Slack няколко пъти на ден, ако това е наистина спешен случай, който не може да чака, моля, обадете се или ми пишете.

Усещате ли тема тук? Ще се чувствате много по-малко виновни и притеснени от изключването на тези известия, ако изрично кажете на хората какво правите и как да се свържат с вас в истински спешни случаи. Моето предположение? Ще има много по-малко истински спешни случаи, отколкото си мислите!

Календар / Срещи

Известията в календара, от друга страна, всъщност са доста полезни. Известията в календара са един от малкото видове известия, които съм включил. Защо? Защото не искам да закъснявам за среща. И известията в календара помагат за това.

Но позволете ми да ви попитам следното: колко пъти ви е изгасвало известие в календара, след което сте решили да направите „последно нещо“ преди срещата, само за да пристигнете с 5 минути закъснение. Да, не си само ти. Повечето календари по подразбиране изпращат известия за срещи 10 или 15 минути преди срещата. Но това е твърде дълго! 10 или 15 минути са достатъчно време, за да направите нещо друго. Така че правиш. И тогава закъсняваш

Какво да правя?

Можете да промените известието в календара по подразбиране на някъде между 2 и 5 минути преди срещата. Това ви дава достатъчно време да приключите с това, което правите, но не и достатъчно време, за да започнете нещо ново. Резултатът? Пристигате навреме за срещи с минимално прекъсване на работата ви.

Текст, WhatApp, Messenger, Signal и др.

Мобилният чат обикновено е най-непосредствената форма на комуникация в наши дни, така че няма да ви предлагам да изключите тези известия. Това, като се има предвид разпространението на приложения за чат, които имаме на нашите телефони, вероятно ще ви накара да прекарате повече време в проактивна проверка на всички тези местоположения, отколкото за проверка на съобщенията, които пристигат.

Но знаете ли какво не ви трябва? Този звук. Това истинско нещо. За текстови и други приложения за съобщения предлагам просто да се уверите, че известията са безшумни, но визуални. По този начин можете да държите телефона си с лице надолу, когато не искате да бъдете изкушени, но няма да се притеснявате, че сте пропуснали съобщение в едно от многото приложения за чат, които използвате.

(И ако сте с увредено зрение, тогава непременно отхвърлете този съвет, защото предполагам, че тези удари или вибрации са от съществено значение за вас.)

Ами тези (супер шумни) групови чатове? Е, може да искате да ги заглушите. Все още ще можете да се регистрирате и да видите какво се е случило, но без да получавате десетки известия на ден. Заглушаването на групови текстове е нещо като премахване на известия за канали в Slack.

Социални медии / игри

Точно като имейл, заемам смела позиция с този. Не се нуждаете от известия за социалните медии. Не е нужно да знаете колко харесвания е получила публикацията ви или дали някой е коментирал вашата снимка. Поне не е нужно да знаете това чрез push известие. Следващия път, когато решите да проверите тези платформи, непременно погледнете. Но не позволявайте на тези приложения да ви привличат ненужно.

Напомняния / Аларми / Таймери

Напомнянията, алармите и таймерите са видове известия, които настройвате за конкретна цел, защото нещо трябва да се направи в определен час. Когато ги настройвате, вие сте проактивни и преднамерени. И целите на тези видове известия е да ви извадят от всичко, което правите, за да се справите с това, за което сте задали таймера. Така че, продължете и ги използвайте изоставено. Ето само няколко примера или много практични причини да използвате тези видове известия:

  • Таймерът, който настроите, за да извадите хляба от фурната, за да не загори
  • Този 15-минутен таймер, който сте задали за вашия домашен тест за COVID антиген.
  • Ежедневната аларма в 7:55 сутринта, която ви казва да “качете в колата, за да заведете децата си на училище”, за да не закъснеете.

На високо ниво, помислете за това така: Известията и напомнянията са положителни, когато ви помагат да се придържате към приоритетите си, и са отрицателни, когато ви отдалечават от приоритетите.

Веднъж имаха известия, за да ви помогнат да намерите сигнала през шума. Но в този момент самите известия СА шумът. И от вас зависи да бъдете преднамерени за тях, за да можете отново да намерите сигнала.

И така, ето моето предизвикателство към вас:

Разгледайте текущите си известия в категориите по-горе и се запитайте: „Това полезно известие ли е, или вредно?“

Помага ли ми да постигна целите си, или ме отдалечава повече от целите ми? След това направете съответните промени в настройките си за уведомяване.

Не сте сигурни как да промените настройките за известия? Ето инструкции за iOS и Android.

Едно последно предупреждение: Вие познавате собственото си работно място и собствения си живот по-добре от мен. Така че, въз основа на моите препоръки по-горе, ще трябва да решите какво има смисъл във вашата работна култура. И ако не сте сигурни и искате да експериментирате с някои от препоръките по-горе, често откривам, че провеждането на изричен разговор за това какво бих искал да опитам с тези, които може да засегне, е добро начало.

Leave a Reply

Your email address will not be published.